KẾ HOẠCH BỐ TRÍ KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG: A ĐẾN Z

KẾ HOẠCH BỐ TRÍ KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG: A ĐẾN Z

Có nhiều yếu tố tạo nên một không gian lý tưởng. Tiêu biểu nhất có thể kể đến là  tính thẩm mỹ và hợp lý trong bố cục. Tuy nhiên, một không gian tập thể và đòi hỏi sự chuyên nghiệp như văn phòng cần nhiều hơn thế. Bên cạnh những tiêu chí vừa liệt kê, văn phòng cần được thiết kế phù hợp cho nhu cầu của các cá nhân với những nhiệm vụ khác nhau và đồng thời vẫn đồng bộ với hình ảnh thương hiệu. 

Vì lẽ đó, việc quy hoạch không gian cho văn phòng là cực kì cần thiết. Một môi trường làm việc được bố trí đúng cách sẽ tạo nên sự hòa hợp giữa con người, thiết bị và không gian. Điều này sẽ trực tiếp khai phá tiềm năng nhân sự, nâng cao năng lượng và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. 

sắp xếp không gian văn phòng

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Trước khi lập kế hoạch bố trí văn phòng mới, doanh nghiệp cần lập khảo sát nội bộ và trao đổi với Bộ phận Nhân sự cùng một vài quản lý cấp cao để xác nhận những điều sau đây: 

⇒ Số lượng nhân viên làm việc cố định trong văn phòng theo mỗi bộ phận

⇒ Số lượng nhân viên làm việc từ xa và thỉnh thoảng sẽ đến văn phòng làm việc

⇒ Những nhân viên cần văn phòng riêng và đã được sự đồng thuận của quản lý cấp cao

⇒ Các nhu cầu cụ thể của bộ phận về vị trí hoặc cấu hình bàn làm việc (ví dụ: bộ phận văn thư cần ở gần nơi gửi/ nhận thư và lối di chuyển) 

⇒ Quy trình làm việc trong văn phòng: có bố cục nào có thể giúp cho việc trao đổi và thực hiện công việc hiệu quả hơn không? 

⇒ Nguồn tài nguyên hiện tại của doanh nghiệp 

⇒ Những bộ phận yêu cầu cải tiến, thay đổi, hoặc bổ sung một số tiện nghi

SẴN SÀNG

Khi đã có những thông tin cơ bản kể trên, doanh nghiệp đã tương đối sẵn sàng. Hãy tham khảo 3 bước như sau để có được một bản quy hoạch không gian văn phòng phù hợp.

1. Đo lường kích thước văn phòng

Tương tự mọi bản thiết kế, kế hoạch bố trí không gian cho văn phòng chỉ có thể được bắt đầu khi có được kích thước chính xác. Vì vậy, bất kể doanh nghiệp đang có dự định sắp xếp lại văn phòng hiện tại hay cải tạo một địa điểm mới, hãy thu thập số đo chi tiết của không gian đó. 

2. Xem xét “bức tranh lớn”

Hãy bắt đầu bằng cách tạo sơ đồ bố cục văn phòng hiện tại của doanh nghiệp. Tất cả không gian như sảnh đợi, phòng hội nghị, phòng nghỉ, cầu thang và thang máy đều cần được bao gồm. Tại thời điểm này, bức tranh không gian văn phòng đã được chi tiết hóa. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được những không gian đang bị lãng phí hoặc cần thay đổi. 

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần quyết định cách mà bố cục tổng thể của văn phòng sẽ được thay đổi.. Nói cách khác là những thay đổi lớn cần thực hiện để điều chỉnh văn hóa công ty và tăng năng suất. 

Cụ thể hơn, doanh nghiệp mong muốn nhân viên và khách hàng sẽ cư xử như thế nào trong không gian làm việc mới này? Liệu doanh nghiệp có muốn khuyến khích sự hợp tác và trao đổi giữa các phòng ban bằng một không gian mở? Hay doanh nghiệp muốn sử dụng các buồng nhỏ để tạo sự riêng tư và tập trung? Liệu doanh nghiệp có muốn di chuyển vị trí của các phòng ban nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc? Cũng có thể sau khi xem xét toàn diện sơ đồ, doanh nghiệp muốn trù bị thêm không gian cho những phát triển trong tương lai.

3. Đưa vị trí cụ thể của nội thất và trang thiết bị vào sơ đồ

Quy trình làm việc và cung đường di chuyển đóng vai trò rất quan trọng. Chúng đảm bảo năng suất và năng lượng làm việc của doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp có thể xem xét thử nghiệm các bố trí nội thất khách nhau trong không gian để tìm ra điểm cân bằng giữa yếu tố mỹ quan, tương tác giữa mọi người trong văn phòng, và nhu cầu hoạt động. Một phối cảnh 3D sẽ dễ dàng hóa việc hình dung mọi thứ trong giai đoạn này. 

Khi đã cảm thấy hài lòng với vị trí lắp đặt nội thất, doanh nghiệp cần nghiên cứu và chọn lựa những mẫu mã phù hợp và tối ưu cho không gian. Sự thay đổi nhỏ trong màu sắc và hình dáng của đồ đạc ảnh hưởng lớn đến năng lượng của văn phòng. Trong khi màu sắc trung tính mang lại cảm giác sang trọng và chuyên nghiệp, những điểm nhấn nổi bật và cách phối màu đa dạng sẽ mang lại sự tươi trẻ. Việc sử dụng những nội thất hiện đại, thông minh cũng giúp doanh nghiệp tối ưu diện tích và tiến gần hơn đến một môi trường làm việc lý tưởng. 

LỜI CUỐI

Môt khi đã vừa ý với tất cả mọi thứ, doanh nghiệp có thể hội ý lần nữa những nhân vật chủ chốt và gửi bản quy hoạch này đến tất cả các bộ phận như một bước xác nhận cuối cùng. Sau đó thì woala! Mọi thứ đã sẵn sàng: một văn phòng lý tưởng cho sự phát triển dài lâu của công ty.