Thuê văn phòng là một quyết định tài chính không hề nhỏ đối với mỗi doanh nghiệp. Một hợp đồng thuê văn phòng thường kéo dài nhiều năm. Tiền thuê hàng tháng cũng có thể rất cao ngay cả đối với một văn phòng cỡ nhỏ. Trong trường hợp xấu nhất, doanh nghiệp sẽ vẫn phải trả tiền thuê nhà khi chuyển đi trước thời hạn hợp đồng.
Đó là lý do tại sao doanh nghiệp phải xem xét kỹ lưỡng nhiều yếu tố như vị trí tòa nhà, cơ sở vật chất, các điều khoản trong hợp đồng và thậm chí độ đáng tin của đơn vị cho thuê. Hãy tham khảo 9 câu hỏi nhất định phải trả lời trước khi ký một hợp đồng thuê văn phòng trong bài viết này nhé.
MỤC LỤC
1. Không gian văn phòng có đủ cho kế hoạch phát triển trong tương lai?
Tùy thuộc vào văn phòng, đơn vị cho thuê có thể yêu cầu doanh nghiệp ký hợp đồng từ 1, 3 đến 5 năm hoặc thậm chí 10 năm. Nếu doanh nghiệp chọn không gian dựa trên số lượng nhân viên sẽ có trong 1 năm kể từ bây giờ, nhiều khả năng doanh nghiệp sẽ cần thêm diện tích trước khi kết thúc hợp đồng. Alex Cohen, một chuyên gia thương mại tại CORE, khuyên các chủ doanh nghiệp nên chọn nhiều không gian hơn cần thiết. Nếu cần, doanh nghiệp có thể cho thuê bất kỳ không gian dư thừa nào sau đó. Điều này sẽ tốt hơn việc không có đủ diện tích để phát triển. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng hợp đồng cho phép doanh nghiệp làm điều này.
2. Địa điểm có an toàn không?
Thu hút nhân tài chất lượng không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, đặc biệt là với những doanh nghiệp nhỏ và mới. Sẽ còn khó khăn hơn nếu tòa nhà được thuê nằm ở khu vực không an toàn hoặc hoang vắng của thành phố. Đơn cử như ở nơi có nhiều tòa nhà bỏ trống, đang xuống cấp hoặc thu hút các đối tượng không tốt.
Ngoài độ an toàn của địa điểm, doanh nghiệp cũng nên quan tâm tới mạng lưới giao thông xung quanh tòa nhà. Một vị trí đắc địa ở trung tâm thành phố sẽ giúp tiết kiệm thời gian di chuyển cho cả nhân viên và khách hàng. Hơn thế nữa, một vị trí tốt sẽ mang đến dấu ấn chuyên nghiệp cho những đối tác hiện tại và tương lai.
3. Văn phòng có đủ dây và điện năng cho nhu cầu kinh doanh và thiết bị của doanh nghiệp không?
Chọn thuê văn phòng ở những tòa nhà cũ dường như sẽ tiết kiệm được một khoản kinh phí. Tuy nhiên, các tòa nhà này không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu điện năng của các doanh nghiệp ngày nay. Sẽ thật tệ nếu khi bắt đầu sử dụng văn phòng, doanh nghiệp mới nhận ra rằng nhân viên không thể dùng lò vi sóng và máy in cùng một lúc. Trong trường hợp xấu hơn nữa, hai máy in có thể không hoạt động được đồng thời.
Ngay cả những tòa nhà mới cũng có thể có hạn chế. Đặc biệt là những tòa nhà không được xây dựng đạt chuẩn cho mục đích cho thuê văn phòng. Ví dụ, địa điểm đó có thể từng là tòa nhà dân cư nên không có đủ ổ cắm điện hoặc kết nối mạng LAN cho một văn phòng. Hoặc số lượng ổ cắm có thể đủ, nhưng chúng lại không ở gần nơi đặt bàn làm việc và thiết bị. Nếu doanh nghiệp phải thay đổi hệ thống điện để đáp ứng nhu cầu, đó có thể là khoản phí phát sinh đáng kể ngay cả đối với một văn phòng tương đối nhỏ.
4. Hệ thống PCCC và thoát hiểm của tòa nhà có đạt tiêu chuẩn không?
Sự an toàn của môi trường làm việc là một vấn đề cốt yếu. Vì thế, hãy chắc chắn rằng tòa nhà mà doanh nghiệp đang nhắm đến đã được xây dựng với một hệ thống PCCC và thoát hiểm đạt chuẩn cho một văn phòng. Việc thuê một địa điểm có mục đích sử dụng ban đầu khác có thể dẫn đến một hệ thống không thể hoạt động trong trường hợp khẩn cấp.
Một số câu hỏi phụ sẽ cần được đưa ra trong mục này để làm rõ khả năng PCCC và thoát hiểm của tòa nhà. Chẳng hạn như hệ thống PCCC có những rào cản lửa nào? Liệu chúng có được lắp đặt, bảo trì đúng cách hay không? Hay tòa nhà có bao nhiêu hướng thoát hiểm? Cầu thang thoát hiểm có thể mở ra từ mấy phía? Doanh nghiệp nên xem xét kỹ càng những chi tiết này để phòng ngừa tai nạn không muốn có.
5. Nội thất sẽ có giá bao nhiêu và cần bao nhiêu thời gian để hoàn thiện?
Một văn phòng truyền thống thường không đi kèm đồ nội thất. Tuy nhiên, một văn phòng lại chỉ có thể được đưa vào sử dụng nếu nội thất và hệ thống dây đã hoàn thiện. Vì thế, trong quá trình sửa chữa, chi phí nội thất và thời gian thi công cũng cần được đưa vào kế hoạch. Hãy lưu ý rằng thời gian giao đồ nội thất có thể lên đến 4-6 tuần.
Ngoài ra, trong quá trình xây dựng, nội thất văn phòng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hướng thiết kế, đặc biệt là đối với hệ thống dây điện. Do đó, việc có một bản thiết kế chi tiết hoặc phối cảnh 3D ngay từ giai đoạn đầu của quá trình thi công sẽ giúp doanh nghiệp lên tối ưu được giá cả, thời gian và không gian.
6. Giá thuê sẽ tăng bao nhiêu mỗi năm?
Số tiền thuê văn phòng có thể sẽ tăng theo mỗi năm. Trong trường hợp đó, hợp đồng cần ghi rõ điều khoản này cùng với % giá sẽ tăng. Để chi phí thuê văn phòng không tăng vọt sau một vài năm đầu, doanh nghiệp cần xem xét liệu hợp đồng thuê có thể được gia hạn với % giá tăng được đồng thuận trước giữa 2 bên hay không. Nếu không có được điều khoản gia hạn này, doanh nghiệp sẽ phải mắc kẹt với một trong hai lựa chọn không mấy tối ưu. Hoặc là trả một mức phí cao hơn rất nhiều để tiếp tục thuê địa điểm hiện tại. Hoặc là chi một khoản tiền đáng kể để chuyển đến một địa điểm khác.
7. Hợp đồng thuê bao gồm những chi phí gì?
Chi phí thuê văn phòng của doanh nghiệp hiếm khi dừng ở mức chi phí thuê hàng tháng. Vì thế, hãy tìm hiểu trước những chi phí được và không được bao gồm trong hợp đồng. Doanh nghiệp sẽ phải trả tiền cho những tiện ích nào? Doanh nghiệp có phải trả phí nhặt rác, dịch vụ dọn dẹp, phí ngoài giờ hay bất kỳ khoản phí thông thường nào khác? Nếu thứ gì đó không được bao gồm trong số tiền thuê, hãy tham khảo đơn vị cho thuê về chi phí trung bình hàng tháng trong quá khứ để tránh các vấn đề ngoài ý muốn.
8. Ai là người xử lý việc sửa chữa?
Khi cho thuê nhà hoặc căn hộ, thông thường đơn vị cho thuê sẽ lo mọi việc sửa chữa. Tuy nhiên, đối với không gian thương mại, doanh nghiệp có thể là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình này. Tốt nhất, hãy đảm bảo rằng việc ai là người sửa chữa được viết rõ ràng trong hợp đồng thuê.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu những mục được cho phép sửa chữa. Nếu đơn vị cho thuê quá khắt khe về vấn đề này, điều đó có thể hạn chế khả năng tối ưu không gian của doanh nghiệp.
9. Tất cả những lời hứa và thỏa thuận có được ghi trong hợp đồng thuê văn phòng không?
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thương lượng một số chỗ đậu xe nhất định trong lô đất hoặc sử dụng các khu vực nằm ngoài diện tích thuê. Hãy chắc chắn rằng những thỏa thuận này có trong hợp đồng thuê trước khi ký để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.
Hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh có thời gian dài hơn và phức tạp hơn hợp đồng thuê nhà ở rất nhiều. Do vậy, trước khi ký kết, doanh nghiệp hãy nghiên cứu kỹ những yếu tố nêu trong bài để lựa chọn văn phòng lý tưởng nhất cho nhu cầu của mình.